4.4. Zbiranje idej

Eden pomembnejših prijemov v menedžmentu je timsko porajanje idej, saj močno prispeva h kreativnemu in učinkovitemu ustvarjanju večje količine idej, s tem pa tudi k učinkovitejšemu reševanju problemov, saj se lahko upoštevajo številne možnosti. Timsko kopičenje idej spodbuja odprto komunikacijo celotnega tima, njegovi člani pa gradijo na ustvarjalnosti drug drugega. Pri tem je treba zagotoviti, da idej ne predlagajo samo dominantni člani, temveč vsi, tudi tisti, ki so morda sramežljivi pri izražanju, ker niso prepričani o verodostojnosti idej oz. nimajo dovolj samozavesti. Zato je pomembno, da idej med zbiranjem ne komentiramo in ne vrednotimo. Vsaka, pa naj je še tako slaba, lahko sproži pri drugih članih tima dobro idejo.

Ustvarjanje idej lahko poteka na dva načina:

• naključno izražanje idej članov tima,
• zaporedno nizanje idej – član za članom.

Glede na način zbiranja idej ločimo različne tehnike:

• možganska nevihta (ang. Brainstorming),
• zapisovanje idej (ang. Brainwritting),
• Gordonova tehnika (ang. Gordon’s Technique),
• usmerjene (prisilne) povezave (ang. Forced Links),
• diagram sorodnosti (ang. Affinity Diagram),
• izpodbijanje predpostavk (ang. Challenge Assumptions).

Možganska nevihta

Možganska nevihta (ang. Brainstorming) je metoda timskega ustvarjanja idej [14]. Skupina najpogosteje šteje od5 do 15 ljudi različnih izobrazbenih profilov, vodstvenih ravni, političnih usmeritev, miselnostnih ali filozofskih usmeritev … Pomembno je, da je čimbolj raznovrstna, saj ravno to zagotavlja širokost idej. Člani skupine jih nizajo naključno, kadar koli se katere domislijo (kar daje prednost ustvarjalnosti), ali zaporedno, kadar predhodna ideja izzove naslednjo. Slednje je značilno tudi za prvi primer, saj vsaka izrečena ideja enega od članov lahko izzove novo, dopolnjujočo ali izpopolnjeno idejo.

Postopek izvajanja možganske nevihte:

1. Problem, ki ga rešujemo, je ves čas izpostavljen na vidnem mestu. Vodja možganske nevihte (moderator) se mora prepričati, ali vsi člani skupine razumejo temo oz. problem.
2. Po predstavitvi problema člani skupine nizajo svoje ideje za njegovo reševanje. Nizanje lahko poteka zaporedoma v manjših skupinah ali krogih [14] ali pa naključno v celotnem timu.
3. Prepovedana je vsaka kritika idej (»nore« ideje lahko spodbudijo nastanek dobrih idej). Edino to omogoča popolno sodelovanje, čeprav lahko izzove nelagodje ali strah pri neizkušenih ali plahih članih tima.
4. Moderator zapisuje ali kako drugače beleži ideje, tako da jih vsi vidijo in da lahko vsak član preveri, ali je njegova ideja zapisana pravilno.
5. »Možganska nevihta« traja od 30 do 60 minut, najplodnejše ideje pa nastajajo po 5 do 10 minutah nevihte. Trajanje porajanja idej je pogosto odvisno od zapletenosti obravnavane teme oz. problema.
6. Po zaključku možganske nevihte ideje kritično ocenimo in naredimo ožji izbor, ki se bo tudi udejanjil. Vsi člani skupine lahko glasujejo za ideje, ki se jim zdijo najpomembnejše.
7. Če je idej veliko, jih uredimo v skupine (po sorodnosti) in izločimo enake.

Zapisovanje idej

Zapisovanje idej (ang. Brainwriting) je tehnika, podobna možganski nevihti, le da udeleženci sami zapisujejo sveže, izvirne ideje. Njegova prednost je v samostojnosti članov tima, ki zaradi različnih vzrokov ne želijo biti izpostavljeni in imajo raje »anonimno« sodelovanje. Pri tem odpade tudi problem dominantnih oseb, ki lahko prevzamejo pobudo in vsilijo svoje ideje oz. rešitve.

Pri tehniki zapisovanja idej razdelimo tim v skupine po 4 do 7 ljudi, upoštevamo pa, da so čim bolj raznovrstne po izobrazbeni sestavi ter po ravneh delovnega mesta in psihološkem profilu.

Postopek zapisovanja idej:

• pred tem je treba problem čim bolje predstaviti,
• sodelujočim se pojasni način zapisovanja idej:
  • zapisuje jih vsak član zase in jih na koncu odda moderatorju ali
  • člani zapisujejo ideje na isti papir zaporedoma.

Obema načinoma je skupno, da lahko posamezniki predstavijo svoje ideje kar najbolj ustvarjalno in izvirno ter da se tako kar najbolj izkoristijo umske zmogljivosti vseh članov tima.

Zaporedno zapisovanje idej

Vsak član tima zapiše eno ali več idej na papir v petih minutah. Papir izroči naslednjemu članu tima, da prav tako v petih minutah zapiše eno ali več svojih idej, ki so dopolnitev ali izpopolnitev predhodnih idej oz. so z njimi povezane. Ko se papir vrne k prvemu članu tima, se krog zaključi (Slika 69).

Metoda zaporednega zapisovanja idej je v pomoč članom tima, da s svojim ustvarjalnim pogledom dopolnjujejo in izpopolnjujejo ideje drug drugega, tako pa kar največ prispevajo k reševanju problema. Tako dobimo v razmeroma kratkem času veliko novih idej, prispevala pa jih je večina članov tima.

Zapisovanju sledita še ocena in izbiranje idej – podobno kakor pri možganski nevihti.

Gordonova tehnika

Gordonova tehnika (ang. Gordon’s Technique) temelji na možganski nevihti, le da ideje izbira. Njen avtor je William Gordon iz ustanove Arthur D. Little v Cambridgeu.

Njegova tehnika članom tima ne predstavi zastavljenega problema tako podrobno, kakor je praksa pri možganski nevihti, zato o obravnavanem problemu nimajo celotne slike in nanj niso čustveno navezani. V celoti ga pozna le vodja tima (moderator) in od njega je odvisno, kako podrobno bo problem razložil in katere podprobleme bo sprožil. Člani tima dajejo ustvarjalne ideje le na predstavljeno temo, kar omogoča lažjo izbiro idej in bolj usmerjeno reševanje problema. Pravi namen jim vodja razkrije šele na koncu nevihte.

Nepoznavanje problemov je lahko pri Gordonovi tehniki velika prednost, saj so člani tima pri oblikovanju idej bolj sproščeni, zato so tudi ideje izvirnejše. Vendar pa je uspeh te tehnike zelo odvisen od izkušenosti vodje (moderatorja) in njegovih veščin. Če namreč ni vešč svojega opravila, so rezultati tovrstne možganske nevihte lahko povsem neuporabni, zato mora biti vodja ustvarjalen človek, ki je sposoben uravnotežiti širino problema in z njo povezano izvirnost idej z oprijemljivimi rezultati. Omejitev pri pogostem izvajanju metode je tudi dolžina, saj lahko traja do tri ure [15].

Potek izvajanja Gordonove tehnike:

• sestavimo skupino 6 do 12 ljudi,
• vodja, ki pozna vse podrobnosti problema, članom tima pred sestankom predstavi le izbrane podrobnosti, na katere želi odgovore,
• izvedemo možgansko nevihto in zberemo ideje, ki jih selektivno uredimo.

Prednosti: izvirnejše ideje, ni čustvenega naboja.

Omejitve: sposobnost voditelja in dolgotrajnost.

Usmerjene (prisilne) povezave

Ta metoda zbiranja idej temelji na iskanju povezav med naključno izbranimi besedami (ang. Forced Links). Z njo želimo spodbuditi nekonvencionalno razmišljanje in lahko pridemo do genialnih idej s popolnoma naključno kombinacijo pojmov. Metodo lahko uporabljamo za iskanje novih zadev (npr. diplomskih nalog, raziskovalnih tem, novih izdelkov, tržnih niš …), za reševanje problemov (npr. rjavenje kovine, pojavljanje napak v proizvodnji, socialni problemi, logistični problemi …) (Slika 70).

Potek iskanja usmerjenih povezav:

1. iskanje naključnih besed (v strokovni literaturi, leksikonih, na medmrežju …):
   • v primerih A in C iščemo v ozkem segmentu literature,
   • v primerih B in D iščemo v širšem segmentu literature,
2. iskanje povezav med izbranimi besedami, zbiramo nove ideje,
3. ideje prečistimo.

Tehniko usmerjenih povezav lahko uporabljamo pri individualnem ali skupinskem iskanju oziroma reševanju problemov. Velikost skupine ne predstavlja nobene omejitve, tudi individualno jo lahko uporabljamo, zato ker »generator« idej ni ne skupina ne posameznik, temveč ideja v povezavi s ključno besedo. Tudi ko izčrpamo nekaj ključnih besed, lahko iz raznih virov pridobimo še dodatne.

Primer 25:

Za problem rjavenja avtomobila smo naključno izbrali besede okno, plastika, voda in krokodil.

Neposredne povezave (B):

Okno: čim več oken, da bo manj rje.

Plastika: avto prevlečemo s plastiko.

Voda: povzroča rjo.

Krokodil: ni neposredne asociacije.

Posredne povezave (D):

Okno: Windows – računalnik – naredimo računalniško simulacijo rjavenja.

Plastika: iščemo plastiko z lastnostmi jekla.

Voda: povzroča rjavenje – pospešujejo ga kemične snovi v ozračju – zmanjšajmo onesnaženje zraka.

Krokodil: živi v vodi – tudi ribe – skat je riba – elektrika – katodna zaščita.

Primer 26:

Iščemo temo za diplomsko nalogo iz elektrotehnike. V strokovni literaturi smo naključno izbrali besede daljnovod, računalnik, stroški.

Neposredne povezave (A):

Računalniški model stroškov pri gradnji daljnovoda

Posredne povezave (C):

Daljnovod: elektrika – prenos.

Računalnik: internet – podatki.

Stroški: denar – varčevanje – banka – varovanje.

Varovanje podatkov pri prenosu po internetu.

Diagram sorodnosti

Diagram sorodnosti oz. diagram K-J (ang. Affinity Diagram) spada med menedžersko orodje za izboljšanje kakovosti. V 60. letih prejšnjega stoletja ga je razvil Džiro Kavakita in se je sprva uporabljal v japonskem menedžmentu [16]. Diagram sorodnosti je uporaben za določitev ciljev tima ali organizacije, ki iz številnih želja ali množice različnih idej in mišljenj izloči najpomembnejše tako, da jih združuje v manjše število na podlagi njihove naravne povezanosti.

Iz diagrama sorodnosti lahko:

• pridemo do ključnih idej, kako rešiti problem,
• spodbujamo ustvarjalnost skupine in njenega posameznega člana,
• opredelimo povezave med navidezno nezdružljivimi pojmi,
• določimo kritične procese,
• premagamo komunikacijske ovire med ljudmi v službah na različnih ravneh,
• spodbujamo nastanek novih idej in zaključkov.

Izdelava diagrama sorodnosti poteka v timu, ki šteje 5 do 10 ljudi. Tak tim z možgansko nevihto ali zapisovanjem idej zbere med 50 in 100 idej (lahko tudi več) ter jih razdeli v 6 do 10 sorodnih skupin.

Primer 27:

Skupina je med možgansko nevihto zbrala te ideje za merjenje učinkovitosti:

Ideje so napisali na lepljive listke in jih razdelili v skupine po sorodnosti (Slika 71).

Izpodbijanje predpostavk

Bistvo ustvarjalnega reševanja problemov je iskanje rešitve, ki jo pogosto zgrešimo ali spregledamo. Toda zakaj jo pravzaprav spregledamo? Odgovor tiči v uporabi klasičnega orodja in ukleščenosti v že preizkušeno razmišljanje in postavljanje predpostavk. Iskanje novih izzivov in nekonvencionalnih predpostavk pa vodi k ustvarjalnim rešitvam, ki smo jih doslej spregledali.

Izpodbijanje predpostavk (ang. Challenge Assumptions) je tehnika, s katero lahko ovire pretvorimo v prednosti. O vsakem problemu ali njegovi rešitvi imamo nekatere predpostavke, ki pogosto ovirajo ustvarjalno reševanje problema, saj iščemo ideje v okvirih, ki smo jih začrtali prav s predpostavkami. S tehniko izpodbijanja (negiranja) predpostavk razširimo možnosti za iskanje ustvarjalnih rešitev in tako presežemo lastne omejitve. Npr. človek, ki načrtuje najeti boljše in večje stanovanje za bivanje in delo, na koncu preide v naložbe za nov dom.

Postopek izpodbijanja predpostavk:

• članom tima predstavimo problem,
• v zvezi s problemom poskušamo zbrati čim več predpostavk,
• predpostavki poiščemo obratno predpostavko, ki je morda že rešitev problema
• predpostavke obračamo tako, da spreminjamo čas, imena, lokacijo itd.,
• predpostavke predstavimo iz različnih zornih kotov,
• na predpostavke gledamo z drugega stališča (npr. z očmi kupca).

Podjetje, ki proizvaja oljne filtre za avtomobilske motorje, želi znižati ceno svojih izdelkov. Projektna ekipa poskuša izpodbijati te predpostavke:

Primer 28:

S tehniko izpodbijanja predpostavk poskušamo najti rešitev za izboljšanje mestnega prometa v Ljubljani.

Reševanje problema mestnega prometa s tehniko izpodbijanja predpostavk. Podčrtane so končne prednostne rešitve.

Kratek kviz